『第20回 Webマーケティング実践・勉強会』を大分銀行宗麟館 5F会議室にて、2024年11月14日（木）に開催しました。
今回は、『Google Workspace』について、第1部では様々あるサービスとの違いや特徴、有料版と無料版の違いなどを紹介。
第2部では、弊社の事例をもとに低コストのITツールで業務効率化・生産性向上を図り、マーケティングの時間を確保する方法をご案内しました。
会の挨拶では代表・衞藤より、24期目を迎えたことの感謝から始まり、オリジナル書籍「片想いから始まる2度めのWebサイト制作」をリリースしたこと。さらにはクライアント様限定にスタートしたサービス「concent news」のアプリについてもご紹介しました。
また、別大興産さんのランサムウェア攻撃について「誰しもが感染する環境にあり、自社に置き換えて考えると他人事ではない」と注意喚起を行いました。メールのセキュリティについてもこの後、案内する『Google Workspace』のメールについても簡単に触れました。
目次
第1部：小さな会社がDX（業務効率化）で時間とコストを削減する方法〜忙しい社長、担当者のためのGoogle Workspace入門〜
最初に中小企業のWebサイトの現状と課題
最初に中小企業が「IT投資を行わない理由」として
- ITを導入できる人材がいない
- 導入効果が分からない、評価できない
- コスト負担ができない
- 社員がITを使いこなせない
などが課題としてあることをお伝えしました。
引用元：中小企業庁「最近の中小企業・小規模事業者政策について」【IT投資を行わない理由】
リソース不足
出典元：中小企業庁『2021年版中小企業白書』によると
中小企業は特に、マーケティング活動に割くリソース（予算、人材、時間）が不足しています。2021年版中小企業白書によると、中小企業のデジタル化推進における課題として、資金不足（22.4%）や組織のITリテラシー不足（37.3%）が挙げられています。
このリソース不足を解決するには『採用』となりがちです。課題である「予算、人材、時間」を改善できる低コストのITツールで業務効率化・生産性向上を図り、時間を確保するおすすめのツールとしてご紹介するのがGoogle Workspaceです。
Google Workspaceとは？
Google Workspaceは、Googleが提供するクラウドベースの生産性向上ツールです。Gmail、ドキュメント、ドライブ、カレンダー、Meetなどのアプリケーションが含まれており、個人、チーム、組織がコミュニケーション、コラボレーション、生産性を向上させるのに役立ちます。
世界で5,000万ユーザー、500万社以上の企業に導入されています。
GoogleWorkspaceと無料版の違いについて
Google Workspaceと無料版（個人アカウント）の主な違いの説明をしました。違いは以下の通りです。
- ストレージ容量
- Google Workspace: プランによって30GB、2TB、5TBなどから選択可能。
- 無料版: 15GBまで。Gmail、ドライブ、フォトで共有。
- 利用可能な機能
- Google Workspace:
- 独自ドメインのメールアドレス (@yourcompany.com)
- 高度なセキュリティ機能 (二段階認証、モバイルデバイス管理など)
- 管理コンソールによるユーザー管理、セキュリティ設定
- Meetでの会議時間無制限、録画機能、大人数の参加
- ドライブの高度な共有機能、ファイルのバージョン管理
- アプリケーションの利用制限設定
- 24時間365日のサポート
- 無料版: 上記機能の一部が制限または利用不可。
- セキュリティ
- Google Workspace: 企業レベルのセキュリティ対策、データ暗号化、セキュリティ監査ログなど。
- 無料版: 基本的なセキュリティ対策。
- 管理機能
- Google Workspace: 管理コンソールでユーザー、デバイス、アプリケーションを一元管理。
- 無料版: 個人アカウントのため、管理機能は限定的。
- サポート
- Google Workspace: 24時間365日のチャット、メールサポート。
- 無料版: オンラインヘルプ、コミュニティフォーラムによるサポート。
- 料金
- Google Workspace: 有料 (プランによって異なる)
- 無料版: 無料
簡単に言うと、Google Workspaceは、ビジネス用途に特化し、セキュリティ、管理機能、サポートなどが充実した有料版です。無料版は個人利用に適しており、ストレージ容量や機能が制限されています。
Google Workspaceの料金はこちら
特徴
それぞれアプリケーションの特徴を簡単にお伝えしました
- Gmailはクラウドサービスなので環境やデバイスに縛られない
- 圧倒的な検索力
- ラベルの活用
一般的なメールソフトは、受信フォルダから各フォルダに分別。さらに案件ごとでフォルダ分けされますが、Google WorkspaceのGmailでは、メールを特定のフォルダ（ラベル）に自動振り分け可能で、強力な検索機能で必要なメールを瞬時に見つけられます。
- ファイルの保管
- フォルダの管理
Google ドライブはクラウド上でファイルを安全に保管し、デバイスを問わずアクセス可能です。フォルダ管理は直感的で、共有設定も柔軟に調整可能。
- 会議の始めやすさ（Googleカレンダーとの連携）
- Web上での資料共有+会議のしやすさ
Google MeetはGoogleカレンダーと連携し、ワンクリックで会議開始が可能。
また、画面共有やスプレッドシートやドキュメントの資料共有がWeb上でスムーズに行え、効率的な会議運営をサポートします。
- 共有が簡単: カレンダーを共有して、予定調整をスムーズ可能
例えば、カレンダーに会議のスケジュールを予約し、参加者を招待。予約することでMeetの日程や会議のURLがメールで招待されます。
- 共同編集: 複数人で同時に編集可能！
- 自動保存: 保存忘れの心配なし！
Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドは、複数人でリアルタイムに同時編集できる点が他サービスと比較して大きな強みです。他社のデスクトップ版では共有や共同作業に手間がかかりますが、Googleのツールはリンク共有だけで簡単にアクセスが可能。また、Googleの自動保存機能は操作を問わず常にデータを保護します。一方、他サービスでは保存操作が必要な場合があり、保存忘れやトラブル時のデータ消失リスクが高いというデメリットがあります。クラウド完結型のGoogleツールは、効率性と安全性で優れています。
- 簡単作成: コード不要でサイト作成！
- 連携: 他のGoogleサービスと連携！
それぞれ保存したデータは検索で探せますが、弊社ではこのサービスを利用してよく利用するデータをカテゴリーごとに仕分けし、リンクを設置することで一目瞭然の状態を作っています。
- 簡単作成: フォームがすぐ作れる！
- 回答集計: 自動で集計！楽々分析！
例えば、今日の実践・勉強会のアンケートを作成しておりますが、QRコードの表示でスピーディーにアンケートを回収することができます。また結果も自動的にスプレッドシートへ保存されるため分析も楽に行えます。
第2部：人手不足を解消！Goodle Workspace活用で実現する小さな会社の業務効率化」〜専任担当者ゼロで月次決算３日を実現！アールの事例を大公開〜
第２部の目的は、皆さんに事例を参考に自社の業務に置き換えて考え少なくとも1つの業務効率化を実現する。ことです。
そこで弊社の事例として、実際の画面をみていただき操作方法も含めて説明させていただきました。
以前は、経理担当者として専任スタッフがいましたが、結婚を機に退職しました。当時の仕事は図にあるようさまざまツールを使って税理士事務所さんとやりとりしていました。
Google Workspaceを活用することで、業務変化が確実に生まれた内容やその過程を説明。
また、税理士さん・労務士さんとの連絡は、chatworkを活用。それらのツールはGoogle Workspaceのほかにクラウド利用しているサービスをどのようにGoogle Workspaceと連携しているかもお話ししました。
まとめ
セミナー後に行ったアンケートでは、『非常に良かった』の回答が多く、自社でどのように活用できるか前向きに検討していただけたようです。
最後に嶺の挨拶では『これを解決したい！と課題を教えていただければ、アールにはバックに様々なアプローチでいる体制を整えております。』とコメント。
業務効率化・生産性向上を図り、時間を確保への課題解決は、今回のテーマ以外にもございますので、ぜひご相談ください。
次回、第21回目のWebマーケティング実践・勉強会は、2025年3月を予定しております！
